Experstenstudie Microsoft Copilot
Interview mit Axel Oppermann
Analyst bei Avispador – Beratungs- & Analystenhaus
Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?
Microsoft drückt das Thema Copilot derzeit massiv in den Markt. Dies hängt auch damit zusammen, dass es sich um einen vertrieblichen Türöffner für andere KI-Lösungen handelt. Ob sich daraus für irgendjemanden – außer Microsoft – ein Nutzen ergibt, sei einmal dahingestellt. KI, Copilot und Co. erhöhen den Wettbewerbsdruck. Investitionen sind notwendig, um nicht ins Hintertreffen zu geraten. Oder etwas freundlicher ausgedrückt: Das Thema Copilot ist für Unternehmen technisch grundsätzlich „leicht“ zu bewältigen. Was benötigt wird und wo die Probleme liegen, sind die richtigen Anwendungsfelder, die Datenqualität und die Prozesse.
Der Copilot-Ansatz bietet einen strategischen Vorteil im Wettbewerb um Effizienz und Innovation. Er ermöglicht es Unternehmen, einen Schritt voraus zu sein, indem Prozesse optimiert und schnelle, datenbasierte Entscheidungen gefördert werden. Genau hier wird das Problem liegen: Viele Unternehmen werden nicht in der Lage sein, diese Hürden zu überwinden und somit keinen oder nur einen geringen Nutzen daraus ziehen. Das liegt zum einen an der Datenqualität und dem Datenmanagement, zum anderen am Verständnis und den Erwartungen.
Nüchtern betrachtet ist der Copilot-Ansatz von Microsoft eine Innovation, die das Arbeitsumfeld subtil verändert und als Katalysator für das menschliche Potenzial fungiert, indem innovative Technologien genutzt werden, um die Fähigkeiten und die Kreativität der Mitarbeiter zu erweitern und ihre Produktivität zu steigern. Die Synergie zwischen Mensch und Technologie („Mensch und Maschine“) steigert die individuelle Produktivität und optimiert die kollektive Teamleistung. Etwas launiger ausgedrückt: Microsoft präsentiert den „Copilot“-Ansatz als die nächste große Innovation, die unser Arbeitsleben revolutionieren soll. Mit einem Hauch von Magie soll die Arbeitswelt transformiert werden, fast so, als könne man mit einem Zauberstab menschliche Potenziale freisetzen. Durch die vermeintlich perfekte Verbindung von Mensch und Maschine soll die individuelle Produktivität explodieren und die Teamleistung ins Unermessliche steigen.
Für die Anwenderunternehmen ist die technische Seite oft einfach. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, einen wirtschaftlich sinnvollen Business Case zu identifizieren, die Daten so aufzubereiten und bereitzustellen, dass sie von den entscheidenden Personen zum optimalen Zeitpunkt genutzt werden können, und dies unter Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Darüber hinaus ist eine präzise Anpassung der Arbeitsabläufe und Prozesse unerlässlich, um einen optimierten Nutzen zu erzielen.
Das muss unmissverständlich klar sein: Der Copilot ist ein Multiplikator menschlicher Leistung. Ökonomisch betrachtet wirkt der Copilot als Multiplikator menschlicher Leistungsfähigkeit, indem er durch den gezielten Einsatz von Kapital den Wert und die Effizienz des Faktors Arbeit signifikant steigert. Der Copilot in der aktuellen (ersten) Iterationsphase fungiert als kreativer Assistent, der dabei hilft, die Ideen des Benutzers in praktikable Lösungen umzusetzen. Er arbeitet eng mit dem Nutzer zusammen, um dessen Ideen und Vorschläge zu verstehen und in konkrete Pläne oder Konzepte umzusetzen. Dieser Prozess beinhaltet nicht nur das Anbieten von Lösungen, sondern auch die Unterstützung bei der Ideenfindung durch Inspiration, das Aufzeigen verschiedener Perspektiven und das Vorschlagen innovativer Ansätze.
Spoiler: In der nächsten Iterationsstufe wird der Copilot voraussichtlich (noch stärker) dazu übergehen, dem Menschen eine Auswahl verschiedener Optionen anzubieten, zwischen denen er wählen kann. Diese Entwicklung zielt darauf ab, die Entscheidungsfindung zu erleichtern und den Benutzer bei der Auswahl der optimalen Lösung zu unterstützen. Der Copilot wird die Handlungen des Menschen subtil optimieren, indem er maßgeschneiderte Vorschläge macht, die den individuellen Präferenzen, früheren Entscheidungen und spezifischen Kontexten entsprechen.
In einer (noch) weiter fortgeschrittenen Entwicklungsphase könnte der Copilot eine dominante Rolle übernehmen, indem er in vielen Prozessen die Führung übernimmt und der Mensch hauptsächlich als Assistent fungiert, insbesondere in Bereichen, in denen eine vollständige Automatisierung nicht möglich ist. In diesem Szenario würde der Copilot komplexe Aufgaben autonom bewältigen, strategische Entscheidungen treffen und innovative Lösungen vorschlagen. Der Mensch würde eher eine unterstützende Rolle spielen, indem er Inputs liefert, die über die Fähigkeiten der künstlichen Intelligenz hinausgehen, wie emotionale Intelligenz, ethische Überlegungen und kreatives Denken. Diese Rollenverteilung stellt eine signifikante Verschiebung von einer interaktiven Partnerschaft hin zu einer Hierarchie dar, in der der Copilot die Führungsrolle übernimmt und der Mensch in spezialisierten Nischen agiert.
Wichtige Grunderkenntnis dabei: Der Einsatz des Copiloten – der Einsatz künstlicher Intelligenz – markiert einen Paradigmenwechsel, bei dem der Produktionsfaktor Arbeit (zunehmend) durch den Produktionsfaktor Kapital ersetzt wird. Dies spiegelt eine Verschiebung hin zu technologieintensiven Prozessen wider, die einen höheren und längerfristigen Kapitaleinsatz erfordern. Gleichzeitig ergänzen und „transformieren“ sie die menschliche Arbeitskraft in vielen Bereichen. Langfristig, in weiteren Iterationsschritten, könnten sie diese sogar überflüssig machen.
Daraus folgt: Der Einsatz von Technologien wie Copilot in Unternehmen erfordert eine sorgfältige strategische Planung und Implementierung, um einen effektiven Nutzen zu gewährleisten. Da solche Systeme zusätzliche Kosten verursachen, ist es für Unternehmen entscheidend zu erkennen, dass der Hauptzweck von Copilot & Co. nicht in der direkten Benutzerunterstützung liegt. Vielmehr bietet Copilot einen doppelten Mehrwert: Einerseits führt er zu einer signifikanten Senkung der Arbeitskosten, andererseits steigert er die Qualität und Effizienz der Prozesse und ihrer Abläufe. Diese beiden Funktionen rechtfertigen die Anfangs- und laufenden Investitionen, sofern sie im Rahmen einer gut geplanten und zielgerichteten Unternehmensstrategie umgesetzt werden.
Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?
Die Implementierung von Microsoft Copilot für M365 stellt Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen und Risiken, die sich in technische, organisatorische und personelle Kategorien einteilen lassen.
Technische Herausforderungen und Risiken:
- Systemintegration: Die Integration in bestehende IT-Strukturen kann komplex sein, wobei eine nahtlose Zusammenarbeit mit anderen Tools und Systemen unerlässlich ist.
- Datensicherheit: Der Schutz sensibler Daten ist von entscheidender Bedeutung. Der Einsatz muss den Datenschutzbestimmungen entsprechen und eine sichere Datenverarbeitung gewährleisten.
- Leistungsanforderungen: Hardware und Netzwerkinfrastruktur müssen der zusätzlichen Last gewachsen sein.
- Wartung und Updates: Regelmäßige Updates sind notwendig, um Sicherheit und Funktionalität zu gewährleisten.
Organisatorische Herausforderungen und Risiken:
- Veränderungsmanagement: Die Einführung neuer Technologien erfordert oft kulturelle und arbeitsmethodische Veränderungen, die Widerstände hervorrufen können.
- Aus- und Weiterbildung: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen umfassend geschult werden, um die Funktionen effektiv nutzen zu können.
- Anpassung der Geschäftsprozesse: Prozesse müssen möglicherweise angepasst werden, um die Vorteile der Technologie voll auszuschöpfen.
Personelle Herausforderungen und Risiken:
- Mitarbeiterakzeptanz: Die erfolgreiche Implementierung hängt von der Bereitschaft der Mitarbeiter ab, die Technologie anzunehmen.
- Kompetenzentwicklung: Die Mitarbeiter müssen Kompetenzen entwickeln, um M365 Copilot effizient nutzen zu können.
- Abhängigkeit von der Technologie: Es besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter zu sehr von der Technologie abhängig werden und grundlegende Fähigkeiten vernachlässigen.
Voraussetzungen für eine effektive Nutzung:
- Robuste IT-Infrastruktur: Eine solide technische Basis ist unerlässlich.
- Technische Kompetenz: Die Mitarbeitenden müssen über das nötige technische Verständnis verfügen.
- Datenschutz und Datensicherheit: Klare Richtlinien zum Datenschutz sind notwendig.
- Förderliche Unternehmenskultur: Eine Kultur, die technologische Veränderungen unterstützt und Innovationen fördert.
Wichtig EINS:
Bei der Implementierung von Microsoft Copilot sind das Datenmanagement und die Integration in bestehende Systeme von entscheidender Bedeutung. Unternehmen müssen erkennen, dass eine effiziente Datenverwaltung und -integration nicht nur die technische Funktionalität sicherstellt, sondern auch die Basis für kreative und innovative Nutzungsmöglichkeiten schafft. Wichtig ist dabei, dass sich die Entscheidungsträger nicht durch überzogene akademische Diskussionen und Bedenken hinsichtlich datenschutzrechtlicher Restriktionen selbst im Wege stehen. Während der Fokus auf Datensicherheit unerlässlich ist, sollten Unternehmen darauf achten, dass sie sich dadurch nicht in ihrer Kreativität und Innovationskraft einschränken lassen. Es muss ein Gleichgewicht gefunden werden, das sowohl die Sicherheitsanforderungen erfüllt als auch die kreative Nutzung von Copilot für M365 fördert.
Entscheider sollten den Mut haben, neue Wege zu gehen und pragmatische Lösungen zu finden, die Datenschutz nicht als Hindernis, sondern als integralen Bestandteil eines zukunftsorientierten und sicheren Technologieeinsatzes verstehen. So können sie die Chancen von Copilot voll ausschöpfen, ohne sich durch eine zu enge Auslegung der Datenschutzrichtlinien selbst zu behindern und wichtige Innovationschancen zu verpassen.
Wichtig ZWEI:
Die Einführung fortschrittlicher Technologien wie Microsoft Copilot stellt für Unternehmen einen wichtigen Wendepunkt dar. Diese Entwicklung birgt das Potenzial, Kostenstrukturen grundlegend zu verändern und die betriebliche Effizienz deutlich zu verbessern. Derartige technologische Fortschritte gehen häufig mit einer Umverteilung der Arbeitskräfte einher, was aus HR-Sicht zu einer Verschiebung der Nachfrage nach Kompetenzen führt. Insbesondere analytische und kreative Fähigkeiten gewinnen an Bedeutung, während Routinetätigkeiten in den Hintergrund treten. Dieser Paradigmenwechsel erfordert eine sorgfältige Planung und gegebenenfalls eine Neugestaltung der Arbeitsmodelle, um Weiterbildungsmöglichkeiten für die Belegschaft zu schaffen.
Ein entscheidender Aspekt bei der Einführung von KI-Technologien wie Microsoft Copilot ist die Bewertung der Gesamtkosten im Verhältnis zum Nutzen – der so genannte Return on Investment. Unternehmen sollten über die anfänglichen Anschaffungs- und Implementierungskosten hinausblicken und die langfristigen Auswirkungen auf Geschäftsprozesse und Arbeitsmodelle berücksichtigen. Jeder Business Case erfordert eine detaillierte Analyse der wirtschaftlichen Vor- und Nachteile, einschließlich der Anpassung der Unternehmensstrategie an die neuen technologischen Herausforderungen.
Die Integration von Technologien wie Microsoft Copilot löst tiefgreifende Veränderungen in Arbeitsstrukturen und -prozessen aus. Diese Entwicklungen erfordern eine sorgfältige Überprüfung und Anpassung von Arbeitsrollen, Kompetenzen und Bewertungssystemen. Solche Technologien können zu effizienteren Arbeitsweisen führen und damit eine Umstrukturierung des Personals erforderlich machen. Aus HR-Perspektive liegt der Schwerpunkt zunehmend auf analytischen und kreativen Fähigkeiten, was eine gezielte Personalentwicklung und -schulung erfordert.
Darüber hinaus ist eine umfassende Kostenbetrachtung im Kontext des Nutzens unabdingbar. Langfristige Auswirkungen auf das Geschäftsmodell und die Arbeitsprozesse müssen bei Investitionen in KI-Technologien berücksichtigt werden. Dazu gehört auch die Anpassung von Arbeitszeitmodellen und Prämiensystemen an die veränderten Bedingungen. Arbeitsverhältnisse, die bisher auf Zeitintervallen basieren, müssen im Hinblick auf den Einsatz von KI-Technologien wie Copilot überdacht werden. Die Leistungsbeurteilung sollte stärker auf eine ergebnisorientierte Bewertung ausgerichtet werden, bei der die erzielten Ergebnisse und ihr Beitrag zum Unternehmenserfolg im Mittelpunkt stehen. Diese Neuausrichtung ist entscheidend, um eine faire und angemessene Bewertung und Entlohnung in einer technologisch veränderten Arbeitswelt zu gewährleisten.
Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?
- Stehen Sie sich nicht selbst im Weg: Eine erfolgreiche Technologieeinführung hängt oft von der Offenheit für Veränderungen ab. Vermeiden Sie es, in alten Mustern zu verharren, um neue Technologien wie Microsoft Copilot effektiv einzusetzen.
- Chance 1: Sehen Sie es als Chance: Microsoft Copilot ist mehr als ein IT-Tool, es ist der Schlüssel zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Betrachten Sie es als Investition in Ihre Zukunft und nicht nur als technologische Erneuerung.
- Chance 2: Denken Sie in Chancen, nicht in Problemen: Konzentrieren Sie sich nicht auf mögliche Probleme, sondern auf die Chancen, die Ihnen Microsoft Copilot bietet. Betrachten Sie neue Technologien als Möglichkeit zur Verbesserung und Innovation.
- Chance 3: Datenschutz und Datensicherheit: Integrieren Sie Copilot für M365 unter Berücksichtigung von Datenschutz und Datensicherheit. Nutzen Sie diese Aspekte als Treiber für eine verantwortungsvolle Implementierung und stärken Sie damit das Vertrauen Ihrer Kunden und Mitarbeiter.
- Der Appetit kommt beim Essen: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, mit Microsoft Copilot zu experimentieren. Oft entstehen neue Ideen und Verbesserungen erst durch die aktive Nutzung und kreative Anwendung von Technologie.
- Nutzen Sie neue Arbeitsweisen als Wettbewerbsvorteil: Verpassen Sie nicht die Chance, sich durch den Einsatz von Microsoft Copilot einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Wenn Sie es nicht nutzen, wird es Ihre Konkurrenz tun. (siehe hierzu auch Punkt 10)
- Betrachten Sie KI wie M365 Copilot als Verschiebung von Produktionsfaktoren: Es ist wichtig, Künstliche Intelligenz (KI) wie Microsoft Copilot nicht nur als technologische Innovation zu verstehen, sondern als strategische Verschiebung im Einsatz von Produktionsfaktoren. KI ist eine Form des Kapitaleinsatzes mit dem Ziel, menschliche Arbeit zu ergänzen oder zu ersetzen. Das bedeutet, dass Unternehmen durch den Einsatz von KI unabhängiger von manueller Arbeit werden und ihre Ressourcen stattdessen auf die Optimierung und Effizienzsteigerung durch Technologie konzentrieren können. Diese Verschiebung bietet nicht nur die Möglichkeit, Kosten zu sparen, sondern auch durch innovative Arbeitsweisen und Geschäftsmodelle Mehrwert zu schaffen. Daher ist es entscheidend, KI als integralen Bestandteil der Geschäftsstrategie zu betrachten und zu nutzen, um langfristige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
- Blicken Sie schon heute über den Tellerrand hinaus: Verstehen Sie, dass das, was wir derzeit mit Technologien wie Microsoft Copilot erleben, erst der Anfang einer weitreichenden Transformation ist. Es ist wichtig, nicht nur die aktuellen Chancen und Herausforderungen zu erkennen, sondern auch vorausschauend zu denken und zu planen. Die Landschaft der künstlichen Intelligenz und der digitalen Technologien entwickelt sich rasant, und was heute als fortschrittlich gilt, kann morgen schon Standard sein. Indem Sie stets einen Blick in die Zukunft werfen und offen für kontinuierliche Anpassungen und Innovationen bleiben, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen nicht nur Schritt hält, sondern eine führende Rolle in dieser technologischen Evolution einnimmt. Nutzen Sie aktuelle Entwicklungen als Sprungbrett für zukünftige Innovationen und strategische Entscheidungen.
- Vermeiden Sie eine Sackgasse und diversifizieren Sie Ihre Technologiestrategie: Die aktuellen Angebote von Microsoft wie Copilot sind nur der Anfang einer langfristigen Entwicklung. Es ist sehr wahrscheinlich, dass Microsoft trotz des hohen Preises von Copilot dieses Produkt derzeit subventioniert, um eine breitere Marktdurchdringung zu erreichen. Es ist davon auszugehen, dass Microsoft die Preise für zukünftige, noch innovativere Copilot-Lösungen deutlich anheben und stärker am generierten Nutzen ausrichten wird. Ziel wäre es, einen größeren Anteil an der Wertschöpfung zu erhalten. Diese Entwicklung bedeutet, dass Unternehmen kontinuierlich in die Optimierung ihrer Prozesse investieren müssen, um mit den steigenden Kosten und den sich ändernden Technologien Schritt zu halten. Die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten oder einer einzigen Technologie kann riskant sein. Daher ist es sinnvoll, in eine diversifizierte Technologielandschaft zu investieren, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit in einer sich schnell verändernden digitalen Welt ermöglicht.
- Der Wettbewerb verlagert sich – seien Sie darauf vorbereitet: Es ist wichtig zu erkennen, dass die Einführung fortschrittlicher Technologien wie Microsoft Copilot die Wettbewerbslandschaft verändert. Sie müssen damit rechnen, dass sich der Wettbewerb in Ihrer Branche durch solche technologischen Fortschritte verschiebt. Unternehmen, die sich schnell anpassen und diese neuen Werkzeuge effektiv nutzen, können einen erheblichen Vorteil erlangen. Das bedeutet, dass nicht mehr nur traditionelle Faktoren wie Preisgestaltung und Produktqualität entscheidend sind, sondern auch die Fähigkeit, Technologie zur Effizienzsteigerung und Innovation zu nutzen. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Strategie nicht nur auf den aktuellen Wettbewerb ausrichten, sondern auch auf die zukünftige Landschaft, die von diesen technologischen Veränderungen geprägt sein wird. Bleiben Sie flexibel und offen für Veränderungen, um in diesem sich wandelnden Umfeld erfolgreich zu sein.
