Experstenstudie Microsoft Copilot
Interview mit Nicole Enders
Managing Consultant Modern Workplace, Microsoft 365 MVP bei Conet Solutions GmbH
Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?
Ähnlich wie vor fast 20 Jahren das Smartphone werden wir auch mit unseren Copiloten in einigen Monaten und Jahren ganz selbstverständlich umgehen. Wissen Sie, wie viel Zeit Sie mit dem Lesen von E-Mail und der Formulierung von Nachrichten verwenden? Der Copilot unterstützt uns bspw. in Outlook bei der Bearbeitung von E-Mails oder der Vereinbarung und Vorbereitung von Besprechungen. In Microsoft Teams agiert er in durchgeführten Meetings auch automatisch als Protokollant und bietet uns sogar auf Basis des Gesprächs alle erwähnten Optionen für das Fällen einer Entscheidung an.
Mit weiteren Möglichkeiten (z. B. beim Brainstorming oder Verfassen von Texten) stehen damit natürlich die Zeitersparnis und die Erhöhung der Produktivität im Vordergrund. Vor allem aber hilft uns der Copilot, unsere begrenzte Zeit für den Feinschliff von teilautomatisiert erarbeiteten Ergebnissen zu verwenden und so unsere Individualität einzubringen.
Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?
Da es sich beim Copilot für M365 um KI-Funktionen handelt, sollten Unternehmen prüfen, inwiefern sie den Einsatz von KI bereits auf Chancen und Risiken geprüft haben. Das betrifft im Cloud-Zeitalter insbesondere den Datenfluss (intern wie extern) sowie die eingesetzten Tools und Dienste.
Auch mit Blick auf die Mitarbeitenden ist dieses Thema besonders wichtig. Falls Mitarbeitende dem Thema KI skeptisch gegenüberstehen, werden sie das neue Angebot evtl. nicht nutzen wollen.
Außerdem kann das Wissen über die effektive Nutzung dieses chatbasierten Assistenten nicht vorausgesetzt werden. Viele Menschen haben heute noch Schwierigkeiten mit der effektiven Nutzung einer Suchmaschine und finden nicht die passenden Suchbegriffe, um zu den gewünschten Suchergebnissen zu gelangen. Diese Herausforderung kann auf die effektive Nutzung des Copiloten 1:1 übertragen werden.
Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?
Vor der (technischen) Einführung sollten Sie unbedingt analysieren, wo Sie sich welche Veränderungen/Verbesserungen durch den Einsatz des Copilots für M365 versprechen. Damit können Sie später messen, ob Ihre Annahmen korrekt waren und ab wann sich die Lizenzkosten gelohnt haben (ROI).
Die Einführung sollte auch mit einem dauerhaften Change-Management einhergehen, um eine hohe User-Adoption zu erreichen. Schaffen Sie die Voraussetzungen, damit sich Mitarbeitende untereinander helfen und so die Nutzung des KI-Angebots immer effektiver wird. Das kann beispielsweise durch eine Community (Viva Engage oder Teams) und entsprechende Anreize zum Teilen von Wissen (in Form von Videos oder kurzen Beiträgen) unterstützt werden.
Evtl. etablieren Sie sogar ein „Champion Program“, um eine kleine Gruppe an Mitarbeitenden bereits frühzeitig mit einzubinden, neue Funktionen erst einmal für sie freizuschalten und Feedback zu sammeln und diese Personen anschließend als Multiplikator für die gesamte Belegschaft zu nutzen.
Wenn bereits erste Erfahrungen im Umgang mit Microsoft Copilot Studie und/oder Azure Open AI: Inwieweit sollten sich mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen auch mit weiterreichenden Microsoft-AI-Angeboten – insbesondere AI Builder und Azure Open AI – beschäftigen?
Sobald die Nutzung von Copilot für Microsoft 365 erlernt ist, kommen in der Regel Fragen zu unternehmensspezifischen Systemen (Geschäftsanwendungen oder Informationsquellen) auf. Diese können vom Copilot für M365 nicht automatisch angesprochen werden. Um aber eine einheitliche Nutzererfahrung zu gewährleisten, können über Drittanbieterlösungen oder Eigenentwicklungen auch diese Systeme angebunden werden.
Mit dem Microsoft Copilot Studio sowie weiteren Tools wie Power Automate, Azure Open AI, dem Bot Framework oder dem Teams-Toolkit kann der Copilot für M365 entweder um sogenannte Plugins erweitert werden oder Sie stellen einen dedizierten Chatbot zur Verfügung, der bspw. aus Microsoft Teams heraus (aber auch aus anderen Systemen wie z.B. einer öffentlichen Website) genutzt werden kann. Damit können Sie sowohl den Service für Kunden, Partner oder Lieferanten als auch für die Arbeitsumgebung für die Mitarbeitenden weiter optimieren, Medienbrüche verringern oder sogar komplett abbauen und damit die Produktivität weiter steigern.
