Interview mit Raphael Köllner

Interview mit Raphael Köllner

Experstenstudie Microsoft Copilot

Interview mit Raphael Köllner

CEO KöllnService, Gründer von digiCEO KöllnService GmbH, Gründer digital.lawyer, 10 facher MVP für Microsoft 365 Apps & Services, Azure, Windows, Microsoft Regional Director

Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?

Die Frage nach dem konkreten Nutzen stellen sich aktuell alle AnwenderInnen und Unternehmen, denn der Copilot für M365 erhöht teilweise die Lizenzkosten um 50-100 %. Zunächst ist hier die Herausforderung, einen messbaren Nutzen zu genieren. Dies lässt sich über standardisierte Prompts mit Lückentexten und einer Forms-Abfrage schon lösen. Darüber hinaus aber rückt die Frage nach einem konkreten Nutzen außerhalb von Spielereien in den Vordergrund.  

Microsoft Copilot für M365 bietet in Realität die Möglichkeit, Zeit zu sparen und Ideen für Texte und Inhalte zu bekommen. Es sollte immer bedacht werden, dass die Copiloten nur so gut sind, wie der Prompt und die Datenquelle. Gerade der Prompt muss viele Details und damit auch Adjektive beinhalten, um ein gutes bis sehr gutes Ergebnis zu erzielen.  

Aktuell kommt der konkrete Nutzen aus dem Bereich der Zeitersparnis: 

  • Texte zusammenfassen 
  • Texte sprachlich verbessern 
  • E-Mail schreiben  
  • Bilder für Präsentationen und Webseiten bauen 

Der konkrete Nutzen muss aber noch deutlich gesteigert werden. Dies ist die Herausforderung für das Jahr 2024. 

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?

Es müssen zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Neben der Lizenzbeschaffung, die deutlich einfacher mit dem GA geworden ist, ist es erforderlich, alle User in den Current Channel und zu Teams Client New und Outlook New zu bringen. Dies stellt eine große Herausforderung dar, da Unternehmen maximal im halbjährlichen Kanal sind, um Tests und Prüfungen, wie Kompatibilität umzusetzen.  

Eine zweite große Herausforderung besteht momentan darin, Funktionen wie die Transkription in Microsoft Teams Besprechungen oder auch generell verbundene Erfahrungen [Extended Experience] zu aktivieren, damit Copilot ohne Einschränkungen arbeiten kann.  

Dazu gilt es, die AnwenderInnen zu Prompt Engineers auszubilden. Es wird mindestens 6 Monate dauern. 

Schließlich ist es notwendig, vor der Einführung von Copilot für M365 einen Rahmen für Compliance und Datenschutz zu erarbeiten und hierfür eine Freigabe vom Gesamtbetriebsrat zu erhalten. Grundlagen der KI-Nutzung sind in den Gremien oft nicht geschaffen worden und müssen jetzt in wenigen Wochen, statt Jahren erstellt werden.  

Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?

Die wichtigsten Tipps sind:  

  • technische Voraussetzungen schaffen und in den Current Channel wechseln 
  • Standard- Prompts für das Unternehmen bauen und verteilen, wie man es schon bei PowerAutomate mit Standard Workflows gemacht hat. 
  • Ausbildung im Bereich Prompt Engineering 
  • Compliance im Bereich Datenschutz und Urheberrecht schaffen und klären lassen. Risiken müssen durch die Geschäftsführung getragen werden. 
Wenn bereits erste Erfahrungen im Umgang mit Microsoft Copilot Studie und/oder Azure Open AI: Inwieweit sollten sich mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen auch mit weiterreichenden Microsoft-AI-Angeboten – insbesondere AI Builder und Azure Open AI – beschäftigen?

Es gilt, Copilot für Microsoft 365, inklusive Copilot für Edge [Microsoft Copilot, vormals Bing Chat Enterprise] nur als Basis der KI-Nutzung im Unternehmen zu sehen. Insbesondere die Azure OpenAI Chatbots für spezielle Nutzungsszenarien, wie man es bei Mercedes-Benz im Qualitätsmanagement sieht, sind von Interesse, um noch mehr Qualität und damit Nutzen zu erzeugen.  

In Zukunft wird man sich auf Azure OpenAI Bots und Plugins für Microsoft 365 konzentrieren müssen, um auch das Letzte aus dem Copiloten für konkrete Nutzung herauszuholen. 

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