Interview mit Robert Trojan

Interview mit Robert Trojan

Experstenstudie Microsoft Copilot

Interview mit Robert Trojan

Head of Workplace & Network Services bei DKV Mobility

Als freiberuflicher Berater unterstützt er Unternehmen bei der Cloud-Transition, spezialisiert auf Adoption, Change-Management und Enablement

Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?

Bei der Nutzung von Copilot für Microsoft 365 haben wir besonders starke Vorteile in Teams und Outlook festgestellt, sowie eine hilfreiche Unterstützung in PowerPoint. In Teams vereinfacht die Transkriptionsfunktion das Erstellen von Besprechungsprotokollen, die interaktiv abgefragt und in unterschiedlichen Versionen dargestellt werden können. In Outlook ist das Tool besonders beim Zusammenfassen von Informationen nach einer Urlaubsperiode nützlich und ermöglicht eine schnelle Orientierung, selbst wenn man spät in einen langen E-Mail-Verlauf eingebunden wird. Eine aktuelle Herausforderung in Outlook besteht noch darin, dass Copilot nur mit der neuen Outlook-Version oder der Webversion nutzbar ist. Dies führt zu Schwierigkeiten bei der Verwendung bestimmter Add-ins, für die es (noch) keine neuen Versionen gibt. Glücklicherweise soll auch das bekannte Outlook in den Genuss von Copilot kommen, der Rollout soll im Februar 2024 starten.

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?

Bei der Einführung von Copilot für Microsoft 365 stehen Unternehmen neben technischen Herausforderungen, einschließlich Lizenzfragen, auch vor menschlichen Herausforderungen. Diese reichen vom User Enablement bis zur Einbindung des Betriebsrats. Es ist entscheidend, die eigene Organisation gründlich zu prüfen – Prozesse, Berechtigungen, Verbindungen und den rechtlichen Rahmen, insbesondere im Hinblick auf Kundendaten, müssen berücksichtigt werden.

Microsoft und seine Partner bieten umfangreiche Ressourcen zur Unterstützung an, doch es ist ebenso wichtig, eine eigene AI-Strategie zu entwickeln, um ein erfolgreiches Konzept zu erarbeiten. Dazu gehören Sponsoren, Champions und ein Center of Excellence (CoE). Die Nutzer sollten frühzeitig mit praxisnahen Use Cases eingebunden werden.

Eine kreative und einbeziehende Story kann hierbei sehr hilfreich sein.

In unserem Fall haben wir die Nutzer als ‘Pilots’ bezeichnet und uns im Adoption Team als ‘Tower’ definiert, wobei Begriffe wie ‘Security Check’, ‘Onboarding’ und ‘Layover’ die Reise metaphorisch untermalten. Diese Herangehensweise half dabei, die Nutzer aktiv auf die Reise mit Microsoft 365 Copilot für Microsoft 365 mitzunehmen.

Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?

Für mittelständische Unternehmen, die den Einstieg in Copilot für Microsoft 365 erwägen, empfehle ich zunächst die Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern. Es ist wichtig, eine gründliche Prüfung vorzunehmen und einen detaillierten Plan zu erstellen. Die AI-Reise muss nicht unbedingt mit Copilot für M365 beginnen. Es gibt andere Microsoft-Produkte, die einen leichteren Einstieg ermöglichen können. Ein guter Anfangspunkt könnte Copilot (ehm. Bing Chat for Enterprise) sein, da es einen einfachen, kostengünstigen Einstieg bietet, ohne direkt auf Unternehmensdaten zugreifen zu können.

Liegt der Fokus auf Besprechungsfeatures, sollte ein Blick auf Teams Premium geworfen werden, da diese zwar nur AI-Features für Teams bieten, diese jedoch entsprechend deutlich günstiger. Dies ermöglicht es Unternehmen, die Technologie zu testen und sich mit den Möglichkeiten von AI vertraut zu machen, bevor sie sich tiefergehend darauf einlassen und ein Ziel definiert haben.

Wenn bereits erste Erfahrungen im Umgang mit Microsoft Copilot Studie und/oder Azure Open AI: Inwieweit sollten sich mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen auch mit weiterreichenden Microsoft-AI-Angeboten – insbesondere AI Builder und Azure Open AI – beschäftigen?

Bei der Erkundung und Implementierung von Microsoft-AI-Angeboten, einschließlich AI Builder und Azure Open AI, sind die Grenzen des Möglichen weniger durch die Technologie selbst als vielmehr durch die Kreativität und die spezifischen Geschäftsfelder eines Unternehmens gesetzt.

Wir bei DKV Mobility arbeiten in verschiedenen Richtungen, sowohl mit internem als auch mit externem Fokus. Die Flexibilität und Vielseitigkeit dieser Technologien eröffnen uns neue Wege, um innovative Lösungen zu entwickeln und zu implementieren. Im Jahr 2024 können Sie daher spannende Einblicke und Entwicklungen von uns erwarten, die zeigen, wie wir diese fortschrittlichen AI-Werkzeuge in unserer Arbeit nutzen und integrieren. Es wird sicherlich viel Interessantes zu lesen geben, dass die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten von AI im Geschäftsumfeld illustriert.

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