Interview mit Matthias Falland

Interview mit Matthias Falland

Experstenstudie Microsoft Copilot

Interview mit Matthias Falland

Microsoft Azure MVP und Co-CEO Corporate
Software AG

Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?

Stellen Sie sich Copilot für Microsoft 365 vor wie einen virtuellen Assistenten – nicht so allwissend wie Einstein, aber definitiv schlauer als Ihr durchschnittlicher Büroklammer-Assistent aus den 2000ern. Er ist kein Wunderwerkzeug, aber er bringt doch einige praktische Kniffe mit, die im Büroalltag durchaus für ein „Ah!“ -Moment sorgen können. 

  • Konkreter Nutzen: Der Copilot ist wie ein guter Sekretär; er nimmt Ihnen Routineaufgaben ab. Sie sparen Zeit bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und E-Mails. Es ist, als hätte man einen persönlichen Ghostwriter, der versteht, was Sie wollen, bevor Sie es selbst wissen. 

  • Anwendungen / Use Cases
    • Berichterstattung und Präsentationen: Wie ein Zauberer, der Daten in ansprechende Grafiken verwandelt, hilft der Copilot dabei, aus trockenen Zahlen anschauliche Präsentationen zu zaubern. 
    • E-Mail-Management: Er kann wie ein geduldiger Assistent Ihre E-Mails vorfiltern und beantworten, was besonders für Manager und Teamleiter ein Segen sein kann. 
    • Datenaufbereitung in Excel: Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Mathematiker zur Hand, der Ihre Daten nicht nur versteht, sondern auch in leichte Kost umwandelt.

  • Quantifizierung des Nutzens: Zahlen sprechen lauter als Worte. Eine Studie zu ähnlichen Technologien zeigt, dass durch Automatisierung eine Zeitersparnis von bis zu 40 % bei Routineaufgaben möglich ist. Es ist wie das Finden einer Abkürzung auf Ihrem täglichen Arbeitsweg. 

  • Profitierende Anwendergruppen
    • Projektmanager sparen Zeit bei der Koordination und Dokumentation. 
    • Marketingteams können kreative Inhalte schneller erstellen und überarbeiten. 
    • Analysten finden mit Copilot einen Partner, der Daten in verdauliche Informationen umwandelt.

  • Mein bevorzugter Anwendungsfall: Ich persönlich sehe einen großen Nutzen in der Unterstützung bei der Datenaufbereitung und -analyse in Excel. Es ist, als hätte man einen Taschenrechner, der nicht nur rechnet, sondern die Ergebnisse auch noch in einem verständlichen Format präsentiert. 

Kurzum, der Copilot für M365 ist kein magischer Geniestreich, aber ein solider, zuverlässiger Assistent, der das Büroleben ein Stück weit angenehmer macht. Er ist der Robin zu Ihrem Batman im Büro-Dschungel – nicht der Held, aber ein verdammt guter Helfer. 

Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?

Bei der Einführung des Microsoft 365 Copilot gibt es, wie bei jeder neuen Technologie, einige Fallstricke, die es zu beachten gilt. Hier ein Überblick über die Herausforderungen und Voraussetzungen: 

  • Technische Herausforderungen
    • Systemkompatibilität und Integration: Der Copilot muss reibungslos mit bestehenden Systemen und Software-Lösungen im Unternehmen integriert werden können. Nicht jedes Altsystem ist bereit für diese Art von Technologie-Sprung. 
    • Datenschutz und Sicherheit: Mit der Nutzung von KI-basierten Tools steigen auch die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Es ist, als würden Sie Ihr Haus mit hochmoderner Technik ausstatten, aber vergessen, die Türen abzuschließen. 

  • Organisatorische Herausforderungen
    • Change Management: Die Einführung eines neuen Tools erfordert oft eine Anpassung von Arbeitsabläufen und Prozessen. Es ist wie bei einem neuen Mitarbeiter; er muss erst seinen Platz im Team finden. 
    • Schulung und Weiterbildung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit Copilot geschult werden. Es ist nicht genug, das neueste Gadget zu haben; man muss auch wissen, wie man es benutzt. 

  • Personelle Herausforderungen
    • Akzeptanz und Anpassungsfähigkeit: Nicht jeder ist begeistert von neuen Technologien. Einige Mitarbeiter könnten sich überflüssig fühlen oder Sorgen um ihre Job-Sicherheit haben. 
    • Übermäßige Abhängigkeit von der Technologie: Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeiter zu sehr auf Microsoft Copilot vertrauen und kritisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten vernachlässigen. 

  • Voraussetzungen für die effektive Nutzung
    • Starke IT-Infrastruktur: Eine solide technische Grundlage ist entscheidend für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung von Microsoft Copilot. 
    • Klare Richtlinien und Governance: Es müssen Richtlinien etabliert werden, die den Umgang mit dem Copilot regeln, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und ethische Aspekte. 
    • Kontinuierliche Bewertung und Anpassung: Die Implementierung vom Copilot ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Es ist ein bisschen wie Gartenarbeit; man muss regelmäßig gießen und Unkraut jäten. 

Kurz gesagt, Copilot für M365 hat das Potenzial, ein mächtiges Werkzeug im Unternehmenskontext zu sein, aber seine Einführung und Nutzung erfordert sorgfältige Planung und Management, um die vollen Vorteile zu realisieren und potenzielle Fallstricke zu vermeiden. 

Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?

Für mittelständische Unternehmen, die Copilot für Microsoft 365 einführen möchten, gibt es einige wichtige Tipps und Handlungsfelder, die berücksichtigt werden sollten. Hier sind meine Empfehlungen: 

  1. Gründliche Bedarfsanalyse
    • Ermitteln Sie den konkreten Bedarf: Bevor Sie in Copilot für M365 investieren, sollten Sie genau verstehen, welche Probleme oder Herausforderungen damit gelöst werden sollen. Es ist wie beim Kauf eines neuen Autos – es muss zu Ihren Bedürfnissen passen. 
  2. Planung und Strategieentwicklung
    • Erstellen Sie einen klaren Implementierungsplan: Definieren Sie Ziele, Zeitrahmen und Budget. Es ist entscheidend, einen Fahrplan zu haben, der Schritt für Schritt den Weg zur Integration von Copilot in Ihre bestehenden Systeme aufzeigt. 
  3. Schulung und Kompetenzaufbau
    • Investieren Sie in Schulungen: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter mit den Funktionen und Möglichkeiten von Copilot vertraut sind. Eine Technologie ist nur so gut wie die Personen, die sie bedienen. 
  4. Change Management
    • Kommunizieren Sie offen und transparent: Änderungen können Unsicherheit erzeugen. Es ist wichtig, die Mitarbeiter über die Gründe und Vorteile der Einführung von Copilot aufzuklären und sie aktiv in den Prozess einzubeziehen. 
  5. Datenschutz und Compliance
    • Berücksichtigen Sie Datenschutzbestimmungen: Stellen Sie sicher, dass die Nutzung von Copilot den Datenschutzgesetzen entspricht. Datenschutz ist kein lästiges Übel, sondern eine notwendige Säule des digitalen Geschäfts. 
  6. Evaluation und kontinuierliche Verbesserung
    • Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig: Die Einführung von Copilot für M365 ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess, der ständige Aufmerksamkeit und Anpassung erfordert. 
  7. Technische Vorbereitung und Support
    • Stellen Sie technische Unterstützung sicher: Achten Sie darauf, dass Ihre IT-Infrastruktur bereit ist und dass bei Problemen schnelle Hilfe zur Verfügung steht. 
  8. Management von Erwartungen
    • Setzen Sie realistische Erwartungen: Copilot ist ein Werkzeug, kein Wundermittel. Es ist wichtig, dass Management und Mitarbeiter eine realistische Vorstellung von seinen Möglichkeiten haben. 

Kurz gesagt, die erfolgreiche Einführung von Copilot für Microsoft 365 in einem mittelständischen Unternehmen erfordert eine sorgfältige Planung, klare Kommunikation, kontinuierliche Schulungen und ein starkes Augenmerk auf Datenschutz und Compliance. Mit diesen Maßnahmen ausgestattet, kann der Copilot zu einem wertvollen Asset im Unternehmen werden. 

Wenn bereits erste Erfahrungen im Umgang mit Microsoft Copilot Studie und/oder Azure Open AI: Inwieweit sollten sich mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen auch mit weiterreichenden Microsoft-AI-Angeboten – insbesondere AI Builder und Azure Open AI – beschäftigen?

Da ich bereits Erfahrungen mit Microsoft Copilot und Azure OpenAI gesammelt habe, können Sie die Potenziale von AI Builder und Azure Open AI effektiv einschätzen. Hier sind einige Überlegungen und Empfehlungen für mittelständische Unternehmen: 

  • Erweiterte Nutzung von KI in Arbeitsumgebungen
    • Integration in Geschäftsprozesse: Unternehmen sollten prüfen, wie AI Builder und Azure Open AI in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden können, um Automatisierung und Effizienz zu steigern. 
    • Innovationsförderung: Diese Tools bieten Potenzial für Innovation in Produkten und Dienstleistungen, indem sie neue Möglichkeiten zur Datennutzung und Kundeninteraktion eröffnen. 

  • Use Cases und Nutzergruppen
    • AI Builder: Ideal für Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Besonders nützlich für Teams in Bereichen wie Finanzen, Vertrieb, Marketing und Kundenservice. 
    • Azure Open AI: Geeignet für fortschrittlichere Anwendungen wie maschinelles Lernen, Predictive Analytics und IoT-Anwendungen. Entwickler, Datenwissenschaftler und IT-Teams werden hier besonders profitieren. 

  • Herausforderungen bei Einführung und Einsatz
    • Technische Kompetenz: Sicherstellen, dass das Unternehmen über die technische Expertise verfügt, um diese Tools effektiv zu nutzen. 
    • Datenschutz und Compliance: KI-Tools erfordern einen sensiblen Umgang mit Daten. Es ist wichtig, Datenschutzbestimmungen einzuhalten und ethische Standards zu wahren. 
    • Change Management: Die Einführung neuer Technologien kann Widerstände hervorrufen. Eine transparente Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess sind essenziell. 
    • Kosten-Nutzen-Abwägung: Eine sorgfältige Bewertung der Kosten im Verhältnis zum erwarteten Nutzen und ROI ist erforderlich, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. 

  • Empfehlungen
    • Pilotprojekte: Beginnen Sie mit kleinen, kontrollierbaren Projekten, um die Möglichkeiten und Grenzen der Technologie zu verstehen. 
    • Fortlaufende Schulung und Entwicklung: Investieren Sie in die fortlaufende Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter, um die KI-Kompetenz im Unternehmen zu stärken. 
    • Skalierung: Nach erfolgreichen Pilotprojekten sollten Sie eine Strategie für die Skalierung der KI-Anwendungen entwickeln, um sie unternehmensweit zu implementieren. 

Für mittelständische Unternehmen ist es wichtig, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen technologischen Möglichkeiten, den Bedürfnissen des Unternehmens und den Fähigkeiten der Mitarbeiter zu finden, um den maximalen Nutzen aus KI-basierten Tools wie AI Builder und Azure Open AI zu ziehen. 

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