Experstenstudie Microsoft Copilot
Interview mit Hagen Deike
Office 365 Architect bei dm-TECH GmbH
Welchen Nutzen bietet Copilot für Microsoft 365 konkret?
Zunächst muss ich den Begriff Copilot für Microsoft 365 genauer definiert werden, denn aktuell vergeht kein Tag, ohne eine neue Meldung, dass Microsoft wieder ein Copilot für eines Ihrer Produkte angekündigt hat. Daher beschränke ich mich hier auf die Copiloten in Bing, Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams. Den größten Mehrwert für Copilot sehe ich aktuell in den Produkten, welche generell Sprache behandeln. Das wäre also Word, Outlook und Teams. Hier kann ein Copilot dem Anwender helfen schnell ein Text zu verfassen bzw. den Inhalt zu erfassen. Für kurze Texte, wie ein einzelner Satz oder ein kurzer Abschnitt, sehe ich eine brauchbare Erleichterung. Auch um aus Stichwörtern einen Abschnitt zu erstellen, um darauf aufzubauen, ist sicherlich eine Erleichterung.
Lange Texte hingegen werden für mich von LLMs nicht zufriedenstellend generiert. Hier muss ich die Texte meinen Bedürfnissen immer noch anpassen. Dabei habe ich festgestellt, dass die Erstellung des Prompts, um einen langen Text zu erstellen, teilweise länger dauert als den Text gleich selbst zu schreiben. Aus diesem Grund verzichte ich bei langen Texten auf die Hilfe von Copilot.
Die Möglichkeit, die eigenen Informationen mittels „Grounding“, wie Microsoft es nennen, den Copiloten zur Verfügung zu stellen, wird zu einer Verbesserung der Antworten beitragen. Ich sehe aber noch Schwierigkeiten bei der Erstellung der Prompts, welche viel implizites Wissen berücksichtigen müssen. Was die Copiloten im Augenblick so attraktiv macht, ist der Umstand, dass durch Hilfe von Semantiken viele der impliziten Voraussetzungen bereits erfolgreich aufgelöst werden. Allerdings verfügen wir Menschen über ein viel umfangreicheres Vorwissen über die Welt, welches die Maschinen nur über statistische Modelle bestmöglich versuchen zu emulieren. Dies kann im Augenblick nur durch eine sehr genaue Formulierung der Prompts kompensiert werden. Wenn wir in Excel zum Beispiel von Copilot verlangen „Färbe die Zeile grün“, dann muss das System hier eine Annahme treffen. Diese Annahme kann zum Beispiel darin bestehen, wo sich der Cursor aktuell befindet. Das verhindert allerdings nicht, dass der Anwender in diesem Augenblick implizit von der Summenzeile ausgegangen ist und somit die falsche Zeile eingefärbt wird.
In Zukunft werden die Copiloten sicherlich noch sehr viel besser im Erkennen, was der Anwender beim Formulieren des Prompts, eigentlich erreichen wollte.
Wo liegen die Fallstricke bei der Einführung bzw. beim Einsatz von Microsoft Copilot?
Welche technischen, organisatorischen und personellen Herausforderungen und Risiken sind mit der Einführung von M365 Copilot verbunden? Welche Voraussetzungen müssen im Unternehmen erfüllt sein, um M365 effektiv zu nutzen?
Der für mich wichtigste Punkt liegt hier aktuell darin, dass Copilot nur mit den Informationen arbeiten kann, welche zur Verfügung gestellt werden. Das kann sich einerseits darin widerspiegeln, dass dem System zu wenige Informationen bereitgestellt werden, um brauchbare Ergebnisse zu produzieren.
Auf der anderen Seite besteht aber auch die Gefahr, dass wir Copilot viel zu viel Informationen bereitstellen. Diesen Effekt nenne ich „Den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen“. Oder auch besser bekannt als „Crap in, Crap out“. Wenn ich in meinen Dateiablagen 20-mal dieselben Daten in verschiedenen Ordnern an verschiedenen Orten gespeichert oder abgelegt habe, so kann Copilot hier keinen Unterschied erkennen.
Die Semantik kann im besten Falle erkennen, dass die Daten von verschiedenen Personen erstellt beziehungsweise verändert und an einem anderen Datum angelegt wurden. Den Grund, warum die Dateien kopiert wurden, kann das System aber nicht verstehen. Es wird also eines der wichtigsten Aufgaben sein, die Daten und Dokumente, welche von Copilot verarbeitet werden, so zur Verfügung zu stellen, dass diese aktuell und von Relevanz sind. Hierfür wird ein Dokumenten Life Cycle benötigt, welches den gesamten Lebenszyklus der Dokumente abbildet.
Was empfehlen Sie mittelständischen Unternehmen, die Copilot für M365 bei sich einführen wollen?
Völlig unabhängig von Copilot ist es empfehlenswert sich von alten Dokumenten zu trennen, welche für die Arbeit nicht mehr von Relevanz sind. Hiervon profitiert später nicht nur Copilot, sondern auch zum Beispiel die Suche von Office 365.
